Polityka prywatności Wonderstar s. r. o.
Dbamy o poufność, bezpieczeństwo i przejrzystość zasad przetwarzania danych osobowych wszystkich gości, klientów oraz partnerów współpracujących przy realizacji naszych wydarzeń.
Polityka prywatności
Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez firmę podczas korzystania z naszej strony internetowej oraz podczas współpracy przy organizacji wydarzeń. Dokument ma na celu zapewnienie pełnej przejrzystości oraz przedstawienie w czytelny sposób, jakie dane gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Polityka ma zastosowanie do wszystkich działań realizowanych za pośrednictwem serwisu internetowego Wonderstar s. r. o. dostępnego pod adresem https://grandvenueco.com, jak również do komunikacji prowadzonej drogą elektroniczną, telefoniczną oraz podczas bezpośrednich spotkań związanych z planowaniem, produkcją i obsługą wydarzeń.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest ekskluzywne studio produkcji wydarzeń, specjalizujące się w organizacji tematycznych wieczorów, gal VIP i eventów dla firm oraz klientów indywidualnych. Działamy jako wyspecjalizowany partner odpowiedzialny za kompleksową produkcję wydarzeń – od koncepcji kreatywnej, przez oprawę wizualną i techniczną, aż po koordynację gości oraz obsługę scenariusza wieczoru.
Administrator odpowiada za to, aby wszystkie procesy przetwarzania danych były prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z rozporządzeniem RODO, oraz aby dane były wykorzystywane wyłącznie w precyzyjnie określonych i uzasadnionych celach biznesowych związanych z organizacją wydarzeń.
Zakres gromadzonych danych
Gromadzimy wyłącznie dane niezbędne do nawiązania kontaktu, wyceny usług, rezerwacji oraz realizacji wydarzeń, w tym: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy oraz niezbędne informacje organizacyjne. W ramach procesu projektowania wydarzenia mogą to być między innymi dane dotyczące:
- charakteru planowanego eventu (wieczór firmowy, wydarzenie VIP, przyjęcie prywatne),
- przewidywanej liczby gości oraz profilu grupy uczestników,
- preferowanego terminu i lokalizacji wydarzenia,
- oczekiwań dotyczących scenariusza, oprawy wizualnej i opieki nad gośćmi.
Jeżeli kontakt następuje w imieniu firmy, przetwarzamy również dane identyfikujące podmiot zamawiający (np. nazwa, branża, podstawowe dane kontaktowe do osób odpowiedzialnych za projekt). Nie gromadzimy danych wrażliwych w rozumieniu RODO oraz nie tworzymy profili gości w celach marketingowych.
Cele przetwarzania danych
Dane przetwarzane są wyłącznie w celu przygotowania oferty, realizacji współpracy, utrzymania kontaktu oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
- udzieleńia odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego lub bezpośrednio na adres e-mail studia,
- opracowania wstępnej koncepcji wydarzenia, w tym dopasowania zakresu usług, programu atrakcji i scenariusza wieczoru,
- przygotowania oraz przedstawienia spersonalizowanej oferty wraz ze wstępną wyceną produkcji eventu,
- podpisania, realizacji i rozliczenia umów dotyczących organizacji wydarzeń,
- koordynacji działań z podwykonawcami zaangażowanymi w realizację wydarzeń, przy jednoczesnym zachowaniu zasad poufności,
- zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego i logistycznego podczas wydarzenia (m.in. kontakt do osób odpowiedzialnych po stronie klienta),
- wypełniania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- archiwizacji dokumentów dotyczących zrealizowanych projektów w okresach wymaganych przepisami prawa.
Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałyby wobec użytkowników skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Podstawa prawna przetwarzania
Dane przetwarzamy na podstawie zgody osoby, zawarcia i realizacji umowy, jak również wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa. W zależności od charakteru relacji z użytkownikiem podstawą prawną przetwarzania mogą być w szczególności:
- zgoda – udzielona na przykład poprzez wysłanie zapytania przez formularz lub zaznaczenie odpowiedniego pola potwierdzającego zapoznanie się z zasadami przetwarzania danych,
- niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy – w przypadku, gdy stroną umowy jest osoba, której dane dotyczą,
- wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – w szczególności wynikającego z przepisów podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych,
- prawnie uzasadniony interes administratora – obejmujący między innymi dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami, a także utrzymanie dowodów przebiegu współpracy.
W każdym przypadku dokładamy starań, aby zakres przetwarzanych danych był adekwatny do celu oraz nie wykraczał poza to, co niezbędne dla profesjonalnej i bezpiecznej organizacji wydarzeń.
Udostępnianie i powierzanie danych
Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji wymaganych przez prawo lub współpracę z zaufanymi podwykonawcami na potrzeby realizacji wydarzeń. Może to obejmować między innymi podmioty świadczące usługi:
- obsługi technicznej i oświetleniowej,
- aranżacji przestrzeni, scenografii i dekoracji,
- cateringowe, barmańskie i serwisowe,
- logistyczne, transportowe oraz związane z obsługą gości,
- foto i wideo, jeżeli zakres współpracy tego wymaga.
W takich przypadkach współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa danych osobowych i działają na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych. Każdorazowo zakres przekazywanych informacji jest ograniczony do minimum niezbędnego dla realizacji konkretnego zadania związanego z produkcją wydarzenia.
Bezpieczeństwo danych
Zapewniamy bezpieczeństwo danych poprzez stosowanie procedur organizacyjnych, technicznych i fizycznych gwarantujących ochronę przed utratą, nieautoryzowanym dostępem czy ujawnieniem. Obejmuje to między innymi:
- kontrolę dostępu do systemów i narzędzi, w których przechowywane są dane,
- stosowanie zabezpieczeń haseł i szyfrowania w komunikacji elektronicznej, tam gdzie jest to właściwe,
- regularne przeglądy stosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych,
- ograniczanie dostępu do danych wyłącznie do osób, które muszą je znać w związku z pełnioną funkcją,
- budowanie wśród zespołu świadomości znaczenia poufności informacji gości i klientów.
W przypadku zaistnienia incydentu związanego z bezpieczeństwem danych osobowych stosujemy procedury pozwalające na identyfikację zdarzenia, ograniczenie jego skutków oraz – jeśli jest to wymagane – poinformowanie właściwych organów nadzorczych i osób, których dane dotyczą.
Czas przechowywania danych
Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a także zgodnie z wymaganiami ustawowymi dotyczącymi archiwizacji. Oznacza to, że:
- dane związane z bieżącą komunikacją i przygotowaniem oferty przechowujemy przez czas konieczny do przedstawienia propozycji współpracy i ewentualnego zawarcia umowy,
- dane związane z realizacją umowy oraz rozliczeniami przechowujemy przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- wybrane informacje mogą być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń z tytułu realizowanej współpracy.
Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający zidentyfikowanie osób, których dotyczyły.
Prawa użytkowników
Każda osoba ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz do przenoszenia danych. Posiadamy odpowiednią procedurę realizacji tych uprawnień, dzięki czemu każda zgłoszona prośba jest rozpatrywana z należytą starannością i w rozsądnym terminie.
Realizacja praw może obejmować w szczególności:
- udzielenie informacji, czy przetwarzamy dane dotyczące danej osoby oraz wskazanie zakresu tych danych,
- sprostowanie lub uzupełnienie danych, jeżeli okażą się nieaktualne lub niekompletne,
- usunięcie danych w przypadkach przewidzianych prawem, np. gdy przestały być potrzebne do realizacji celów, dla których zostały zebrane,
- ograniczenie przetwarzania danych do ich przechowywania, jeżeli zgłoszono sprzeciw lub zakwestionowano ich prawidłowość,
- przekazanie danych w ustrukturyzowanym formacie lub przesłanie ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.
Kontakt w sprawach prywatności
W razie pytń dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail podanym w stopce strony lub za pośrednictwem formularza kontaktowego. Każde zapytanie traktujemy poufnie i odpowiadamy na nie z należytą starannością, udzielając szczegółowych wyjaśnień dotyczących zasad przetwarzania danych oraz możliwości realizacji przysługujących praw.
Jeżeli chcesz od razu przejść do omówienia szczegółów planowanego wydarzenia, możesz skorzystać z dedykowanej strony kontaktowej:
Przejdź do kontaktuPrzejrzyste zasady, dyskretna obsługa
Ochrona danych osobowych jest integralną częścią standardu obsługi, jaki oferujemy przy produkcji wydarzeń Wonderstar s. r. o. Wszystkie procesy projektujemy tak, aby łączyć wysoką kulturę pracy z wymogami nowoczesnego bezpieczeństwa informacji.