Regulamin świadczenia usług Wonderstar s. r. o.
Niniejszy regulamin określa zasady współpracy przy realizacji ekskluzywnych wydarzeń produkowanych przez Wonderstar s. r. o., w tym w szczególności wieczorów firmowych, programów hospitality, wydarzeń VIP, prywatnych celebracji oraz atrakcji inspirowanych grami stołowymi prowadzonymi wyłącznie jako formaty towarzyskie offline.
§1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia usług produkcji eventów przez Wonderstar s. r. o., działającą jako profesjonalne studio produkcji wydarzeń premium, oraz zasady korzystania z tych usług przez klientów indywidualnych i biznesowych.
2. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich umów, ofert, zamówień oraz rezerwacji dotyczących organizacji wydarzeń, realizowanych przez Wonderstar s. r. o. na rzecz klientów na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz – w przypadku odrębnych uzgodnień – poza jej granicami.
3. Klient, składając zapytanie, przyjmując ofertę, podpisując umowę lub dokonując rezerwacji, potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje jego postanowienia i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
4. Regulamin nie dotyczy świadczenia usług hazardowych ani usług związanych z grami pieniężnymi. Wszystkie formaty inspirowane grami stołowymi mają charakter wyłącznie rozrywkowy, towarzyski i edukacyjny, bez jakichkolwiek realnych stawek finansowych, wygranych pieniężnych, zakładów czy rozliczeń o charakterze hazardowym.
5. Wonderstar s. r. o. świadczy usługi w oparciu o indywidualnie przygotowane oferty i scenariusze, uwzględniające specyfikę danego wydarzenia, profil gości, wymagania przestrzenne oraz cele klienta (wizerunkowe, relacyjne, celebracyjne, motywacyjne).
6. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz przepisów o ochronie danych osobowych.
§2
Definicje pojęć
Na potrzeby Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenie:
1. Wonderstar s. r. o. – podmiot profesjonalnie zajmujący się kompleksową produkcją wydarzeń, odpowiedzialny za projektowanie koncepcji, scenografię, oświetlenie, dekoracje, koordynację gości, obsługę atrakcji inspirowanych grami stołowymi, współpracę z personelem i podwykonawcami.
2. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Wonderstar s. r. o. umowę o realizację wydarzenia, składa zapytanie lub dokonuje rezerwacji. Klientem może być zarówno podmiot biznesowy, jak i osoba prywatna realizująca wydarzenie o charakterze niekomercyjnym.
3. Wydarzenie – zorganizowany przez Wonderstar s. r. o. event, w szczególności: wieczór firmowy, program hospitality, gala, spotkanie VIP, prywatna uroczystość, jubileusz, integracja zespołu, premiera produktu lub inna forma spotkania, w ramach której Wonderstar s. r. o. świadczy usługi produkcji eventu.
4. Usługa produkcji eventu – wszelkie czynności i świadczenia realizowane przez Wonderstar s. r. o. w związku z przygotowaniem i przeprowadzeniem wydarzenia, w tym m.in. opracowanie koncepcji kreatywnej, scenariusza, scenografii, identyfikacji wizualnej, aranżacji przestrzeni, oświetlenia, dźwięku, doboru atrakcji, obsługi gości oraz koordynacji przebiegu wydarzenia.
5. Atrakcje inspirowane grami stołowymi – prowadzone przez profesjonalnych gospodarzy i animatorów formaty rozrywkowe w stylistyce m.in. pokerowej, blackjackowej czy ruletkowej, funkcjonujące wyłącznie jako scenariusze towarzyskie offline, bez udziału prawdziwych środków finansowych, zakładów, stawek czy rozliczeń pieniężnych.
6. Opłata – wynagrodzenie należne Wonderstar s. r. o. od Klienta za realizację usługi produkcji eventu, określone w ofercie, zamówieniu lub umowie, obejmujące wynagrodzenie podstawowe, ewentualne koszty dodatkowe oraz podatki przewidziane przepisami prawa.
7. Rezerwacja – wstępne lub wiążące zablokowanie terminu wydarzenia oraz zakresu usług na rzecz Klienta, na zasadach określonych w ofercie, korespondencji lub umowie, najczęściej powiązane z obowiązkiem uiszczenia zaliczki.
8. Materiały promocyjne – treści tekstowe, graficzne, fotograficzne, wideo oraz inne materiały wykorzystywane przez Wonderstar s. r. o. do komunikacji oferty, dokumentacji wydarzeń i budowania portfolio, z poszanowaniem przepisów prawa oraz ustaleń z Klientem.
9. Goście – osoby uczestniczące w wydarzeniu organizowanym przez Wonderstar s. r. o. na rzecz Klienta, w szczególności pracownicy, kontrahenci, partnerzy biznesowi, członkowie rodzin, zaproszeni goście VIP, prelegenci czy artyści.
10. Scenariusz imprezy – zaplanowany i zaakceptowany przez strony przebieg wydarzenia, obejmujący m.in. harmonogram, strukturę części oficjalnej i rozrywkowej, kolejność atrakcji, punkty kulminacyjne, komunikaty prowadzących oraz założenia dotyczące zaangażowania gości.
§3
Zakres i charakter świadczonych usług
1. Wonderstar s. r. o. specjalizuje się w kompleksowej produkcji wydarzeń o charakterze premium, w szczególności: tematycznych wieczorów firmowych, programów hospitality dla kluczowych klientów, ekskluzywnych spotkań VIP, prywatnych celebracji, jubileuszy oraz immersyjnych wydarzeń rozrywkowych.
2. Standardowy zakres usług może obejmować w szczególności:
- opracowanie koncepcji kreatywnej wydarzenia, w tym motywu przewodniego, tonu komunikacji, dramaturgii i kluczowych punktów programu;
- przygotowanie scenariusza imprezy, harmonogramu działań oraz mapy doświadczeń gościa;
- projekt i realizację scenografii, oświetlenia, dekoracji, stref tematycznych, stref photo opportunity i stref VIP;
- dobór, konfigurację i obsługę mobilnych stołów oraz stanowisk atrakcji inspirowanych grami stołowymi (poker, blackjack, ruletka i inne formaty nawiązujące stylistycznie), prowadzonych wyłącznie w formule towarzyskiej offline;
- zapewnienie profesjonalnych gospodarzy wydarzeń, konferansjerów, animatorów i hostów, wizerunkowo dopasowanych do koncepcji wydarzenia;
- koordynację przepływu gości, obsługę recepcji, system identyfikatorów, oznakowanie stref oraz wsparcie logistyczne na miejscu wydarzenia;
- współpracę z podwykonawcami (m.in. catering, technika, muzyka na żywo, występy artystyczne, foto/wideo) – w zakresie określonym w ofercie lub umowie;
- nadzór produkcyjny nad przebiegiem wydarzenia, w tym obsługę prób, odpraw, przebieg części oficjalnej oraz finału wydarzenia.
3. Charakter usług Wonderstar s. r. o. jest w całości offline. W ramach wydarzeń nie są prowadzone żadne gry online, serwisy internetowe ani zdalne formaty mogące sugerować uczestnictwo w grach losowych lub finansowych.
4. Atrakcje inspirowane grami stołowymi mają charakter edukacyjno-rozrywkowy, integracyjny oraz scenograficzny. W szczególności:
- nie są łączone z obrotem pieniędzmi, w tym wpłatami, wypłatami, wygranymi, nagrodami pieniężnymi ani żetonami reprezentującymi wartość finansową;
- nie wymagają tworzenia kont, rejestracji, logowania ani korzystania z serwisów zewnętrznych o charakterze hazardowym lub finansowym;
- służą wyłącznie budowaniu atmosfery wydarzenia, angażowaniu gości, historii opowiadanej przez prowadzących oraz estetyki przestrzeni.
5. Szczegółowy zakres usług, w tym liczba atrakcji, czas trwania wydarzenia, liczba członków zespołu realizacyjnego, konfiguracja scenografii oraz elementy dodatkowe (np. sesje zdjęciowe, materiały brandingowe), każdorazowo określany jest w indywidualnej ofercie przygotowanej dla Klienta.
6. Wonderstar s. r. o. zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji wydarzeń, których koncepcja byłaby sprzeczna z przepisami prawa, zasadami współżycia społecznego, dobrym wizerunkiem marki Wonderstar s. r. o. lub bezpieczeństwem uczestników.
§4
Zasady rezerwacji i potwierdzenia wydarzenia
1. Proces współpracy z Wonderstar s. r. o. rozpoczyna się od zapytania wstępnego, złożonego przez Klienta za pośrednictwem formularza na stronie internetowej /contact-us/, wiadomości e-mail, telefonu lub innych uzgodnionych kanałów komunikacji.
2. W odpowiedzi na zapytanie Wonderstar s. r. o. może zwrócić się do Klienta o doprecyzowanie kluczowych informacji, takich jak: planowany termin, liczba gości, charakter wydarzenia, preferowana lokalizacja, założenia budżetowe, oczekiwania w zakresie oprawy wizualnej oraz poziomu immersji atrakcji.
3. Na podstawie zebranych informacji Wonderstar s. r. o. proponuje termin spotkania konsultacyjnego (online lub stacjonarnie), podczas którego omawiane są wstępne założenia kreatywne, możliwe scenariusze oraz ograniczenia techniczne i logistyczne.
4. Po etapie konsultacji Wonderstar s. r. o. przygotowuje ofertę obejmującą co najmniej: opis koncepcji, sugerowany scenariusz, zakres usług, wstępny harmonogram, szacunkowe koszty oraz warunki płatności i anulacji.
5. Oferta może zostać przedstawiona w formie dokumentu elektronicznego, prezentacji lub dedykowanej propozycji scenariuszowej, a jej ważność czasowa jest wskazywana każdorazowo w treści oferty.
6. Wstępna rezerwacja terminu następuje po zaakceptowaniu przez Klienta głównych założeń oferty oraz, jeżeli Wonderstar s. r. o. tego wymaga, po pisemnym (również w formie e-mail) potwierdzeniu woli współpracy.
7. Rezerwacja staje się wiążąca po spełnieniu łącznie następujących warunków:
- podpisaniu umowy lub jednoznacznym zaakceptowaniu oferty w sposób wskazany przez Wonderstar s. r. o., oraz
- uiszczeniu zaliczki lub innej należności wymaganej na etapie rezerwacji, w terminie wskazanym w ofercie lub umowie.
8. Brak dokonania płatności w terminie może skutkować anulowaniem wstępnej rezerwacji terminu, o czym Wonderstar s. r. o. poinformuje Klienta, o ile strony nie ustalą inaczej.
9. Istotne zmiany w zakresie wydarzenia (np. zmiana terminu, lokalizacji, znacząca zmiana liczby gości) po dokonaniu rezerwacji wymagają każdorazowo ponownego potwierdzenia dostępności terminu oraz aktualizacji oferty i kosztorysu.
§5
Warunki płatności
1. Szczegółowe warunki płatności, w szczególności wysokość wynagrodzenia, podział na transze, terminy płatności oraz dane do rozliczeń, określane są każdorazowo w ofercie lub w umowie zawartej z Klientem.
2. Co do zasady, Wonderstar s. r. o. stosuje model płatności zaliczkowej, w ramach którego:
- pierwsza zaliczka jest związana z rezerwacją terminu i uruchomieniem prac koncepcyjnych;
- kolejna część wynagrodzenia płatna jest po akceptacji szczegółowego scenariusza i budżetu produkcyjnego;
- rozliczenie końcowe następuje po wydarzeniu, na podstawie protokołu godzinowego lub innej uzgodnionej formy potwierdzenia zakresu zrealizowanych prac.
3. Płatności dokonywane są przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wonderstar s. r. o., z zachowaniem tytułu płatności pozwalającego na identyfikację wydarzenia.
4. Za dzień dokonania płatności uznaje się dzień zaksięgowania środków na rachunku bankowym Wonderstar s. r. o., o ile strony nie postanowią inaczej.
5. W przypadku braku płatności w terminie Wonderstar s. r. o. uprawnione jest do:
- wstrzymania realizacji poszczególnych etapów prac do czasu uregulowania należności, bez odpowiedzialności za ewentualne opóźnienia w harmonogramie wynikające z tego tytułu;
- naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie;
- rozwiązania umowy z Klientem z przyczyn leżących po stronie Klienta, przy jednoczesnym zatrzymaniu dotychczas otrzymanych kwot tytułem częściowego pokrycia poniesionych kosztów.
6. Ewentualne upusty cenowe, preferencyjne warunki współpracy przy serii wydarzeń lub programach długofalowych, a także polityka rabatowa przy dużych zamówieniach, ustalane są indywidualnie i każdorazowo potwierdzane w ofercie lub umowie.
7. Wszystkie ceny podawane Klientowi mogą być prezentowane jako wartości netto lub brutto – w zależności od potrzeb – z wyraźnym wskazaniem, czy zawierają podatek VAT oraz inne należne opłaty.
§6
Polityka zmian i anulacji
1. Klient ma prawo wnioskować o zmiany w szczegółach zamówienia, w szczególności dotyczące harmonogramu, liczby gości, konfiguracji atrakcji, elementów scenografii czy zakresu usług dodatkowych. Każda istotna zmiana wymaga akceptacji Wonderstar s. r. o. i może wiązać się z koniecznością aktualizacji kosztorysu.
2. Wnioski o zmiany powinny być składane w formie umożliwiającej ich utrwalenie (np. e-mail), z możliwie najwcześniejszym wyprzedzeniem, tak aby Wonderstar s. r. o. mogło zweryfikować dostępność zasobów oraz wykonalność techniczną.
3. Wonderstar s. r. o. dołoży starań, aby dostosować się do rozsądnych oczekiwań Klienta, jednak w przypadku zmian wprowadzanych na krótko przed wydarzeniem może wystąpić konieczność ograniczenia zakresu modyfikacji lub naliczenia dodatkowych kosztów operacyjnych.
4. Klient ma prawo do anulacji wydarzenia, przy czym warunki finansowe anulacji (w tym ewentualny zwrot lub zatrzymanie zaliczki) określone są szczegółowo w ofercie lub umowie, z uwzględnieniem nakładów pracy i kosztów poniesionych przez Wonderstar s. r. o. do dnia anulacji.
5. Co do zasady, im bliżej planowanego terminu wydarzenia następuje anulacja, tym wyższy może być poziom kosztów, które pozostają po stronie Klienta, obejmujących m.in. rezerwacje podwykonawców, produkcję dekoracji szytych na miarę, rezerwację przestrzeni czy przygotowanie dedykowanych materiałów.
6. Strony mogą w uzasadnionych przypadkach uzgodnić przeniesienie terminu wydarzenia na inny dzień, o ile pozwoli na to dostępność zespołu i zasobów Wonderstar s. r. o. W takim przypadku strony ustalą zasady rozliczeń dotychczas poniesionych kosztów, z możliwością ich zaliczenia na poczet nowego terminu.
7. W przypadku wystąpienia okoliczności o charakterze siły wyższej (np. poważne zdarzenia losowe, ograniczenia administracyjne uniemożliwiające organizację wydarzenia w danej dacie), strony zobowiązują się do niezwłocznego kontaktu i wypracowania rozwiązania minimalizującego negatywne skutki dla obu stron, w szczególności w kierunku zmiany terminu wydarzenia.
8. Jakiekolwiek jednostronne odstąpienie od postanowień dotyczących zmian i anulacji wymaga wyraźnej zgody drugiej strony wyrażonej w formie pisemnej lub w innej formie uzgodnionej w umowie.
§7
Bezpieczeństwo wydarzeń i odpowiedzialność stron
1. Wonderstar s. r. o. przywiązuje szczególną wagę do bezpieczeństwa uczestników wydarzeń, członków zespołu produkcyjnego oraz podwykonawców. Wszystkie elementy scenografii, oświetlenia, mobilnych stołów i stanowisk atrakcji są projektowane i instalowane z uwzględnieniem obowiązujących standardów bezpieczeństwa.
2. Klient zobowiązany jest do zapewnienia, aby wszyscy goście i osoby działające w jego imieniu respektowali zalecenia, instrukcje oraz regulaminy obowiązujące w miejscu realizacji wydarzenia (obiekt konferencyjny, hotel, przestrzeń prywatna, itp.), a także stosowali się do bieżących wskazówek zespołu Wonderstar s. r. o.
3. Wonderstar s. r. o. nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa gości Klienta, w szczególności wynikające z:
- nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa i zaleceń personelu;
- celowego niszczenia lub niewłaściwego użytkowania elementów scenografii, stołów, sprzętu technicznego czy dekoracji;
- zachowania pozostającego pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających.
4. Klient ponosi odpowiedzialność finansową za szkody materialne wyrządzone przez jego gości lub przedstawicieli w sprzęcie, scenografii lub innych elementach powierzonych Wonderstar s. r. o. lub podwykonawcom, w zakresie, w jakim odpowiedzialność ta nie jest pokryta z obowiązkowych polis ubezpieczeniowych.
5. Wonderstar s. r. o. ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie umowy zgodnie z jej treścią oraz z należytą starannością zawodową, z zastrzeżeniem, że nie odpowiada za zdarzenia będące skutkiem okoliczności niezależnych od Wonderstar s. r. o., w tym siły wyższej, decyzji administracyjnych, awarii infrastruktury obiektu czy nagłych zdarzeń losowych.
6. W przypadku, gdy w trakcie wydarzenia z przyczyn bezpieczeństwa konieczne będzie wprowadzenie zmian w scenariuszu (np. wyłączenie części atrakcji, zmiana układu przestrzeni, skrócenie programu), Wonderstar s. r. o. jest uprawnione do podjęcia takich decyzji po konsultacji z Klientem, o ile pozwala na to charakter zdarzenia.
7. Atrakcje inspirowane grami stołowymi prowadzone są w sposób wyraźnie odróżniający je od jakichkolwiek form gier hazardowych lub finansowych. Prowadzący informują gości o charakterze rozrywkowym atrakcji oraz o braku realnych stawek finansowych, nagród pieniężnych czy możliwości zawierania zakładów.
8. Jeżeli charakter wydarzenia tego wymaga, Klient może zostać zobowiązany do zawarcia stosownej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej lub innego ubezpieczenia dedykowanego wydarzeniu – na warunkach uzgodnionych z Wonderstar s. r. o.
§8
Ochrona danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych Klientów oraz – w określonych przypadkach – gości wydarzeń jest Wonderstar s. r. o., działająca zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2. Dane osobowe Klienta przetwarzane są w szczególności w następujących celach:
- przygotowanie oferty i prowadzenie korespondencji dotyczącej planowanego wydarzenia;
- zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług produkcji eventu;
- rozliczenia finansowe i prowadzenie dokumentacji księgowej;
- obsługa ewentualnych reklamacji, roszczeń i sporów;
- cele archiwizacyjne oraz dowodowe, związane z ochroną praw Wonderstar s. r. o.
3. Podstawami prawnymi przetwarzania danych mogą być w szczególności: niezbędność do wykonania umowy, wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, uzasadniony interes administratora lub dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą.
4. W przypadku przekazania Wonderstar s. r. o. listy gości lub innych danych uczestników wydarzenia, Klient zobowiązuje się poinformować te osoby o zakresie i celu przekazania danych oraz o zasadach ich przetwarzania, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
5. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Wonderstar s. r. o. przy realizacji wydarzenia (np. obiektom eventowym, firmom technicznym, cateringowym, ochrony, fotografom, filmowcom), wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia.
6. Wonderstar s. r. o. stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w tym ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych oraz zabezpieczenia systemów informatycznych.
7. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a w określonych sytuacjach także usunięcia danych, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
8. Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych, okresów przechowywania, praw osób, których dane dotyczą, oraz danych kontaktowych do inspektora ochrony danych (jeżeli został wyznaczony) znajdują się w dokumencie Polityka prywatności dostępnym na stronie internetowej Wonderstar s. r. o.
§9
Postanowienia końcowe i kontakt
1. Wszelkie spory wynikające z umów zawartych na podstawie niniejszego Regulaminu strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie, w drodze negocjacji, z poszanowaniem charakteru współpracy i rangi wydarzenia.
2. W przypadku braku możliwości polubownego zakończenia sporu, właściwym do jego rozstrzygnięcia jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Wonderstar s. r. o., o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
3. Reklamacje dotyczące jakości lub zakresu świadczonych usług Klient powinien zgłaszać w formie pisemnej (w tym e-mail) w możliwie najkrótszym terminie, nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia, ze wskazaniem zastrzeżeń oraz propozycji sposobu ich rozwiązania.
4. Wonderstar s. r. o. zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 30 dni od jej otrzymania, i udzielenia Klientowi odpowiedzi zawierającej stanowisko Wonderstar s. r. o. oraz – w razie potrzeby – propozycję działań naprawczych.
5. Wonderstar s. r. o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, oferty lub modelu współpracy z Klientami. Zmieniony Regulamin będzie miał zastosowanie do nowych umów zawieranych po dacie jego publikacji.
6. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna na stronie internetowej Wonderstar s. r. o. pod adresem https://grandvenueco.com/terms-and-conditions/. Na życzenie Klienta może zostać przesłana również w formie pliku elektronicznego.
Kontakt w sprawach regulaminowych
W przypadku pytań dotyczących niniejszego Regulaminu, zasad współpracy, rezerwacji lub bezpieczeństwa wydarzeń, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z zespołem Wonderstar s. r. o.
Najwygodniejszą drogą kontaktu jest formularz zapytaniowy dostępny na stronie /contact-us/, gdzie można wskazać, że wiadomość dotyczy kwestii regulaminowych lub formalnych.